高校实物档案规范化管理探析以山东财经大学实(2)

2.高校实物档案管理欠缺高技术专业人才。由于历史原因，当前担任高校实物档案管理的工作人员普遍存在着业务素质偏低、年龄偏大等问题，高学历、业务能力强的工作人员严重稀缺，这使得实物档案管理工作缺乏创新，循规蹈矩，管理方式缺乏新鲜血液的注入。另外，高校档案工作人员对于如何利用电子科技管理实物档案、提高档案的信息服务效率方面缺乏系统的理论知识，无法与时俱进。更甚至于，有些档案管理人员在接手实物档案后消极怠工，不注重管理实物档案，也不愿依据实际情况制定出一套简便、快速的实物档案接收查询方案，致使实物档案管理失范，服务效率低下。

3.实物档案质量良莠不齐，开发利用时犹如大海捞针。一方面，部分档案馆盲目收集实物档案，只注重数量而忽略了质量，致使一些有价值的实物档案被埋没于众多实物档案中，造成实物档案鱼龙混杂，利用率难以提高。譬如，对于在实物档案中占比较多的荣誉证书的管理，工作人员大多不制定规则标准，不经筛选分类直接堆到一个地方，待真正需要利用时耗费大量时间和精力进行查询挑选。而一些奖牌、奖杯等实物档案常年被堆积在角落中，利用价值很低。另一方面，在实物档案的保存方面，因其载体形式多样，材质各不相同，与纸质类的档案保管大相径庭。它既具有纸质档案的共性，同时又捎带点文物的性质，因此存放条件相对要求较高。从占地面积、到实物档案长期保存所需要的温度、湿度、光照、氧气含量等外在环境条件，都提出了不小的挑战。然而大多数学校未有配套的硬件设施，因此实物档案的寿命大大缩减，实物档案的保存形同虚设。

三、关于改进高校实物档案管理的建议

（一）增强高校实物档案归档意识。领导层级要高度重视实物档案管理工作，重视实物档案的集中统一管理，从政策办法的颁布到经费的批示拨款，各个方面创造出有利于实物档案管理发展的舆论环境，充分调动档案工作者的热情和积极性。同时，档案业务人员进行相对应的职业培训，明确档案管理的重点与难点，真正落实档案管理工作人员会管理档案，有逻辑地管理档案。

（二）提升档案管理工作人员的专业素质。对于专业素养较低的工作人员，我们要对其进行新技术新方法的教育和培训，不能让其落后于时代的发展。尤其是一些老同志，由于其具有实物档案管理工作的经验，我们可以向其发出建议征询，寻找本部门管理实物档案过程的难处，并结合实际设计真正接地气的实物档案管理体系。与此同时，引进高端的专业技术人才，充分提升部门的专业素质。

（三）完善实物档案规范管理制度和细则，设置实物档案库房和配套设施。进一步修订实物档案管理办法，加强现有实物档案规范管理，从实物档案的保管筛选，到后期保管年限以及分类，都有章法可循。其次，防止实物档案二次伤害，为实物档案的长期保管利用奠定基础。这就需要有适合实物档案的存放齐全的硬件设施，从能够容纳大小、形态各异的实物档案装柜到温湿度适宜的库房，并具备一定的防火防水等自然灾害的长久安全保存的条件。只有增加实物档案保存所需的相应的配套设施，才能保证档案工作者更好的管理利用学校的实物档案，使实物档案发挥其最大效益，记载过去，启迪将来，让高校实物档案得到妥善保管和充分利用。

社会在不断地发展和进步，人们对实物档案的重视思想也在逐步苏醒，我们应具有前瞻的眼光，在问题的萌芽阶段就给予一定的引导，及时采取措施，对实物档案进行规范化管理，做一个领先的典范，为档案管理引领方向。

[1]刘琴．高校实物档案管理存在的问题及对策分析[J]．办公室业务，2016-06-22．

[2]朱静．高校实物档案管理刍议[J]．《渤海大学学报(哲学社会科学版)》，2012-09-01 ．

[3]徐大新． 浅析高职院校实物档案管理工作[J]．《兰台世界》，2014-02-25．

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文章来源：《上海财经大学学报》 网址: http://www.shcjdxxbzz.cn/qikandaodu/2021/0728/765.html